Tietosuojaseloste

Tämä on Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja. Tämä tietosuojaseloste on laadittu 15.6.2019 ja sitä on viimeksi päivitetty 24.8.2026. 

REKISTERINPITÄJÄ 

BOWA Legal Oy (Y: 3005519-2) 
Energiakatu 4, 00180 Helsinki 
http://www.bowa.fi 

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: 

Paula Bock 
paula[ät]bowa.fi 
010 341 4400 

REKISTERIN NIMI 

BOWA Legal Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri (”Asiakasrekisteri”). 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / MIKSI BOWA KERÄÄ TIETOJASI? 

Yleistä tietojen käsittelystä 

Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet. Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä. 

Henkilötietojen käsittelyperusteet 

a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde 

• Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan kanssa; 

• Rekisteriä käytetään lisäksi BOWA Legal Oy:n markkinointiin sekä tiedottamiseen 

BOWA Legal käsittelee seuraavien henkilöryhmien tietoja: 

• nykyiset ja entiset henkilöasiakkaat; 

• yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt, edunsaajat sekä mahdollisesti työntekijät; 

• potentiaaliset asiakkaat ja yhteydenottajat; 

• toimeksiantoihin liittyvät vastapuolet ja muut sivulliset; 

• verkkosivujen ja chatin käyttäjät; 

• palveluntarjoajien ja viranomaisten yhteyshenkilöt. 

Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa myöhemmin nimitystä ”Asiakas”. 

b) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen 

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja voidaan käyttää myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin. 

c) Oikeutettu etu 

Oikeutettuja etuja, joiden nojalla BOWA voi käsitellä henkilötietoja, ovat: 

• asiakassuhteiden ylläpitäminen; 

• toimeksiantojen, laskutuksen ja viestinnän dokumentointi; 

• väärinkäytösten ja tietoturvapoikkeamien ehkäiseminen; 

• oikeudellisten vaateiden laatiminen ja puolustaminen; 

• yrityspalvelujen kohdennettu B2B-markkinointi; 

d) Erityiset henkilötietoryhmät 

BOWA Legal Oy:n hoitamiin oikeudellisiin toimeksiantoihin voi asian laadusta riippuen sisältyä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tällaisia voivat olla tiedot henkilön terveydestä, ammattiliiton jäsenyydestä, poliittisista mielipiteistä, uskonnollisesta tai filosofisesta vakaumuksesta, etnisestä alkuperästä, geneettisistä tai biometrisistä tunnistetiedoista taikka seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta. 

BOWA Legal Oy käsittelee tällaisia tietoja vain silloin, kun käsittely on kyseisen toimeksiannon hoitamiseksi välttämätöntä. Käsittely voi olla tarpeen erityisesti oikeudellisen neuvonnan antamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään vain toimeksiannon edellyttämässä laajuudessa. 

Tietojen käyttötarkoitus 

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin: 

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen 

• mainonnan kohdentaminen 

• palveluita koskeva analysointi ja tilastointi 

• asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta 

• palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen, 

• yhteydenottopyyntöjen käsittely ja asiakkuuden valmistelu; 

• toimeksiannon vastaanottaminen ja esteellisyys- tai intressiristiriitatarkastus; 

• asiakkaan tunnistaminen ja rahanpesulain mukaiset velvoitteet; 

• oikeudellisen toimeksiannon hoitaminen; 

• asiakasviestintä; 

• laskutus, kirjanpito ja saatavien perintä; 

• tietoturvan ja palvelujen toimintavarmuuden varmistaminen; 

• uutiskirje- ja muu suoramarkkinointi; 

• verkkosivujen käyttötilastot; 

• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä 

Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä 

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa alla kohdassa ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä 

muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa. 

ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

BOWA Legal Oy käsittelee tietoja toimeksiantojen hoitamiseksi. 

BOWA Legal Oy käsittelee, tai voi käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja: 

• Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli, puhelinnumero ja sähköposti 

• omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten 

• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot 

• asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot 

• toimeksiannon sisältö ja asiakirjat; 

• sähköpostit, chat-viestit ja muu viestintä; 

• esteellisyys- ja intressiristiriitatiedot; 

• tunnistamis- ja tosiasiallista edunsaajaa koskevat tiedot; 

• mahdolliset PEP- ja pakotetiedot; 

• vero-, talous-, omistus- ja varallisuustiedot; 

• lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot 

• mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot 

• palvelujen muut tapahtumatiedot 

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA 

Toimeksiantoihin liittyviä tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä. 

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä. 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan Asiakkaalta, rekisterinpitäjän internet-sivuston yhteydenottolomakkeilta sekä asiakastyytyväisyyskyselyistä ja arvonnoista.  

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. kaupparekisteristä, verohallinnon tiedoista tai muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä. Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä. 

TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN VOIMME ANTAA TIETOJASI? 

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. 

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa toimeksiantoon liittyviä henkilötietoja tarpeen mukaan esimerkiksi 

• tuomioistuimille ja muille viranomaisille; 

• vastapuolille ja näiden asiamiehille; 

• ulosotolle; 

• asiantuntijoille, kääntäjille ja todistajille; 

• tilintarkastajille, kirjanpitäjille ja pankeille; 

• vakuutusyhtiöille; 

• perintäpalveluille; 

• muille asiakkaan hyväksymille neuvonantajille. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa BOWA Legal Oy:n alihankkijoille, joiden kanssa yrityksellä on alihankintasopimus. 

Tietoja saatetaan siirtää lain sallimin tavoin myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirto EU:n ulkopuolelle tapahtuu erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin, Google Driven tai Dropboxin yhteydessä. 

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa. 

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille myös asiakkaan erillisen kirjallisen suostumuksen nojalla. 

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Alihankkijoita ovat asiakashallintajärjestelmä Clio, Themis Solutions (UK) Ltd:n tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://www.clio.com/uk/privacy/  , taloushallinnon järjestelmä Procountor, Procountorin tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://procountor.fi/tietosuojaseloste/tietosuojaseloste-sidosryhmille-ja-asiakkaille/ sekä pilvipalvelu OneDrive. Microsoftin tietosuojakäytäntö löytyy osoitteesta: https://www.microsoft.com/fi-fi/privacy/privacystatement. Käytössä on myös allekirjoituspalvelu DocueSign. Sopimustiedon (Docue Technologies Oy) tietosuojakäytäntö löytyy seuraavan linkin takaa: https://docue.com/fi-fi/tietosuojaseloste. . Verkkosivupalveluitamme ja yhteydenottolomakkeet tuottaa Groweo, Serviceform sekä Resaco Oy. Groweon  tietosuojaselosteen löydät osoitteesta: https://groweo.com/rekisteriseloste-ja-tietosuojaseloste/. Serviceformin tietosuojakäytäntö löytyy osoitteesta: https://www.serviceform.fi/privacy.  Resacon tietosuojakäytäntö löytyy osoitteesta https://resaco.fi/tietosuojaseloste/ . Puhelinvaihteemme tuottaa Moontalk jonka tietosuojan löydät osoitteesta https://moontalk.com/tietosuojaseloste/ .

BOWA Legal käyttää joidenkin asiakkaiden kanssa Dropbox palvelua, jos asiakas on perustanut kansion Dropboxiin ja jakaa sen BOWA Legal:in kanssa. Tällöin asiakas itse vastaa palvelun tietosuojasta eikä BOWA Legal voi taata sen turvallisuutta.  

REKISTERIN SUOJAUS 

Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Asiakastiedot talletetaan sähköisesti. 

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset. 

ASIAKKAAN OIKEUDET 

Seuraavat oikeudet kuuluvat kaikille niille henkilöille, joiden henkilötietoja BOWA käsittelee. 

• Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. 

• Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.  

• Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä tai puutteellisia.  

• Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten. 

• Asiakkaalla on oikeus rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä.  

• Asiakkaalla on oikeus vaatia häntä koskevat jo rekisteröidyt henkilötiedot poistetuksi. 

• Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla. 

• Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla kirjallisesti yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.  

• Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. 

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO 

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.  

EVÄSTEET 

Käytämme verkkosivustoillamme evästeitä (cookies). Käyttämällä sivustojamme hyväksyt evästeiden käytön. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka tietokone, puhelin tai tabletti tallentaa verkkosivuston käyttäjän laitteelle. Evästetietojen hyödyntäminen edellyttää palvelussa uudelle käyttäjälle näytettävän evästeviestin mukaisesti sitä, että käyttäjä on hyväksynyt evästeet käyttämällä verkkopalveluamme. Evästeiden käyttäminen on yleinen käytäntö useimmissa verkkosivustoissa. 

Käytämme evästeitä: 

• verkkosivujen käyttökokemuksen parantamiseen, 

• henkilökohtaisten asetustesi muistamiseen, 

• olennaisen sisällön ja tiedon tarjoamiseen, 

• verkkosivujen turvallisuuden varmistamiseen, ja 

• tilastotietojen keräämiseen verkkosivujemme käytöstä ja mainonnan tehokkuuden mittaamiseen. 

Voit tyhjentää evästeet käyttämäsi laitteen selaimen asetuksista. Tällöin tunniste, jolla sinusta kerätään tietoa, vaihtuu. Sinulla on myös mahdollisuus estää evästeiden käyttö kokonaan muuttamalla käyttämäsi laitteen selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Mikäli päätät estää evästeet, et välttämättä voi täysin hyödyntää tarjoamiamme verkkopalveluja. 

Käyttäjäseuranta 

Verkkosivustoillamme käytetään Google Analytics -seurantaohjelmaa, jonka avulla saamme tietoa liikkeistäsi verkkosivustoillamme. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Käytämme Google Analyticsissä IP-osoitteiden salausta. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon. Lisätietoja ohjelmasta löydät täältä: http://www.google.com/analytics/ 

Käytämme myös Meta Platforms Inc:n Meta-pikseliä, jonka avulla voimme kohdentaa mainontaa sivuillamme vierailleille käyttäjille, optimoida ja rakentaa yleisöä Facebook kampanjoillemme sekä seurata mainonnan tuloksia. Meta-pikseli kertoo, miten käyttäjät liikkuvat sivuja selatessaan laitteiden välillä, mikä auttaa kohdentamaan mainontaa. Emme kuitenkaan pysty yksilöimään sivustolla vierailleita käyttäjiä. Lisätietoja Meta-pikselistä voit lukea täältä: https://www.facebook.com/business/a/facebook-pixel. 

TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖJEN MUUTTAMINEN 

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. 

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.